Zeiterfassystem - Empfehlung?

Hallo zusammen,

spannende Frage! :-)

Die Anforderungen, die ihr beschreibt, sind bei modernen Zeiterfassungssystemen meist Standard – dennoch lohnt sich ein genauer Blick darauf, was wirklich zu den eigenen Prozessen und zur Unternehmensgrösse passt.

Aus eigener Erfahrung (ohne dass ich in irgendeiner Form Anbieter vertrete oder an den Tools beteiligt bin – ich habe einfach schon in verschiedenen Firmen damit gearbeitet) würde ich vorab folgende Fragen empfehlen, um das beste System für euren Bedarf zu finden. Zu jeder Frage erkläre ich kurz, warum sie wichtig ist:

Wichtige Fragen für die Systemauswahl:

Ist die interne IT in den Auswahlprozess eingebunden?
→ Unbedingt empfehlenswert, denn die IT-Fachleute wissen, welche technischen Anforderungen und Sicherheitsstandards eingehalten werden müssen. Zudem haben sie oft schon Erfahrung mit vergleichbaren Tools und können wertvolle Hinweise oder konkrete Empfehlungen geben. So werden Integrationsprobleme frühzeitig vermieden.

Nutzt ihr bereits ein Personalmanagement- oder Lohnabrechnungssystem?
→ Wichtig, weil viele dieser Systeme bereits ein Zeiterfassungs-Modul enthalten oder als Option anbieten. So lassen sich Doppelstrukturen und unnötige Schnittstellen vermeiden.

Welche Schnittstellen braucht ihr (z. B. Payroll, HR, Projektcontrolling, ERP)? → Entscheidend für eine effiziente, fehlerfreie Datenübertragung und ein durchgängiges HR/Finance-Setup.

Besteht Bedarf an einer Anbindung an Microsoft Teams oder vergleichbare Tools? → Viele moderne Systeme bieten bereits Integrationen, z. B. Zeiterfassung direkt über einen Teams-Button, Benachrichtigungen/Abwesenheitsanträge per Teams-Chat oder Erinnerungen an Zeiteinträge als Teams-Notification. Das senkt Hürden, spart Zeit und bringt Zeiterfassung dahin, wo Mitarbeitende sowieso täglich arbeiten.

Konkrete Beispiele:

• TimeTac bietet eine Teams-App, mit der Zeiten direkt aus Teams heraus erfasst werden können.
• Personio hat Integrationen, die Abwesenheitsmeldungen und Genehmigungs-Workflows in Teams ermöglichen.
• Sage und andere Anbieter bieten Add-ins für Teams, Slack oder ähnliche Plattformen oder lassen sich über Power Automate anbinden.

Wer soll die Zeiterfassung nutzen? (z. B. nur Büro, auch Produktion, Aussendienst, Aushilfen) → Unterschiedliche Gruppen haben oft verschiedene Anforderungen an Zeiterfassung (z. B. mobile Nutzung für Aussendienst, Schichtmodelle in der Produktion etc.).

Gibt es besondere Anforderungen an Schichtmodelle, Gleitzeit, Homeoffice oder verschiedene Arbeitszeitregelungen? → Relevant, weil nicht jedes System komplexe Arbeitszeitmodelle gleich gut abbildet.

Wird Mehrsprachigkeit benötigt (z. B. DE/FR/IT/EN)? → Für internationale oder mehrsprachige Teams ist eine Software, die alle verstehen, essenziell.

Wie viele Mitarbeitende – und gibt es Wachstumspläne?
→ Systeme skalieren unterschiedlich gut. Was heute für 20 Personen passt, ist vielleicht bei 200 zu starr oder zu teuer.

Gibt es Vorgaben zu Datenschutz oder Hosting (Cloud vs. On-Premises, Serverstandort Schweiz)? → Gerade in der Schweiz gibt es teils strenge Vorgaben. Nicht jedes System bietet Schweizer Hosting an. Das sollte bei sensiblen Personaldaten unbedingt beachtet werden.

Wichtige Punkte aus meiner Empfehlungen & Praxis-Tipps:

• Usability: Intuitive Bedienung für alle, einfache App, Self-Service für Absenzen.
• Rechtssicherheit: Abbildung CH/EU-Arbeitszeitvorgaben, Pflichtdokumentation, Absenzen, Restferien.
• Nachvollziehbarkeit & Archiv: Rückverfolgbarkeit und Export von Daten, auch für Ex-Mitarbeitende.
• Integrati...