Datenschutz bei Personaldossiers?
Ich bin gerade dabei eine Datenschutzrichtlinie zu erstellen und habe ein paar Fragen:
- Wie sind die Aufbewahrungsfristen von Daten/Dokumenten in Personaldossiers?
- Hat jemand eine einfache Darstellung zu den Aufbewahrungsfristen, wie lange ich was aufbewahren muss?
- Welche Dokumente muss ich während der Anstellung regelmässig entsorgen (in welchem Zeitraum) und was spätestens nach Austritt bereinigt werden?.
- Wie habt ihr das vom Prozess her sichergestellt, sodass die Umsetzung einfach (ohne grossen manuellen Aufwand) möglich war?
Vielen Dank für eure Hilfe und Antwort!
1 Antwort
Grüezi :-)
1. Grundlage & Grundprinzipien
In der Schweiz regeln das Datenschutzgesetz (DSG) sowie verschiedene Spezialgesetze (z.B. OR, ArG, UVG, BVG, MWSTG) die Aufbewahrung von Personaldaten.
Grundsatz: Personaldaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses oder aus gesetzlichen Gründen nötig sind (Art. 4 DSG). Nach Wegfall des Zwecks sind sie zu löschen.
2. Übersicht – Aufbewahrungsfristen im Personaldossier:
in der Beilage findest du eine kleine Übersucht dazu.
Wichtige Details:
- Für viele HR-Dokumente gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gemäss OR 958f (Geschäftsbücher, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsbelege, Steuerdokumente).
- „Heikle“ Daten wie Arztzeugnisse, Verwarnungen, Bewertungen etc. sollten nach Wegfall ihres Zwecks gelöscht werden, spätestens bei Austritt oder nach Ablauf relevanter Fristen.
Link:
EDÖB – Thema Personaldossier
3. Welche Dokumente müssen laufend entsorgt/bereinigt werden?
- Nicht mehr relevante Dokumente: Verwarnungen, Ermahnungen, Arztzeugnisse zu abgelaufenen Absenzen, Notizen zu erledigten Disziplinarfällen sollten laufend geprüft und nach Wegfall des Zwecks gelöscht werden.
- Spätestens bei Austritt:
Dossier bereinigen, alles löschen, was nicht den gesetzlichen Mindestaufbewahrungspflichten unterliegt.
4. Praktische Umsetzung im Prozess
- Checkliste/Muster: Nach Austritt automatisch Fristen setzen (z.B. 5 und 10 Jahre, je nach Dokument), ggf. in HR-Software automatisieren!
- Löschroutine: Regelmässig (z.B. 1x/Jahr) HR-Dossiers prüfen und nicht mehr benötigte Dokumente entfernen.
- Automatisierung: Viele HR-Tools erlauben Fristensetzung und automatische Erinnerungen zur Löschung/Bereinigung.
- Protokollierung: Löschungen kurz dokumentieren (z.B. Löschvermerk), falls Nachweis verlangt wird.
Beispiel für die praktische Umsetzung:
- Bei jedem Austritt wird d...
